ファイル転送サービスがセキュリティ対策には有効

メール添付が危険な理由

普段、クライアントにデータを渡す際に、メール添付で送っていませんか？実はビジネスにおいて、この方法は推奨されていません。セキュリティ面で問題が多いことが理由です。まず、メールでは添付できるデータの容量が限られてしまいます。大きいデータは送れず、何より相手のメールサーバーを圧迫してしまいますよ。その結果、取引先がメールを受信できず、迷惑をかけてしまうんですね。圧縮ファイルにして送付することもできますが、この方法だとスマートフォンやタブレットで閲覧できない可能性があります。取引先にとっては非常に不便ですね。また、圧縮ファイルは中身が見えないので、セキュリティをすり抜ける可能性があり、これによってウイルスに感染する事例も数多く報告されています。
そもそも、データをメール添付する方法を禁止している企業が多いです。パスワード付きの圧縮ファイルを添付して、別でパスワードを送る方式を、PPAPと呼びます。このPPAPについて、総務省は2020年に廃止することを発表しました。これをきっかけに、多くの企業がPPAPを廃止するようになったんですね。そのため、重要なデータをメール添付する方法を使っていると、取引先から悪い印象を持たれてしまう可能性があります。特にセキュリティを重視している企業の場合、メール添付でデータを送ってくるフリーランスに対しては案件を依頼しないでしょう。

そこでファイル転送サービス

ではどうやってデータのやり取りをすればいいのでしょうか？そこでおすすめなのがファイル転送サービスというわけです。ファイル転送サービスとは、大容量のデータを簡単に送付できるサービスです。Webサイトからデータをアップロードすると専用のURLが生成され、これにアクセスすることで安全にダウンロードできます。
ファイル転送サービスはセキュリティ面を重視して作られています。有料サービスの場合、データのウイルススキャンや暗号化、誤送信防止システムなども備わっていますよ。メールよりも格段に安全性が上がっています。また、ビジネスに役立つ機能が備わっている点もメリットの1つです。例えば、スケジュール管理機能やブランディング機能などが挙げられます。業務効率化という意味でも、ファイル転送サービスはメリットが大きいんですね。

まとめ

以上が、メール添付はNGでファイル転送サービスがおすすめな理由です。すでに導入しているフリーランスも多いかと思いますが、まだの人はすぐに切り替えてくださいね。クライアントがセキュリティ対策についての知識が浅く、メール添付に対して危機感を持っていないこともあるでしょう。そういった場合も、こちらからファイル転送サービスの利用をすすめてみてはいかがでしょうか？